第一章 总则
第一条 为了加强学生档案管理工作，有效地保护和利用档案，更好地为学生成才和发展服务，同时结合我校实际情况，特制订本办法。
第二条 学生档案是学校按照培养全面发展的高素质人才的要求，记载学生在校培养过程中形成的学生个人经历、政治思想、品德作风、专业能力、日常表现内容的文件材料，是全面的考核、了解学生的重要依据，是学生教育、管理工作的重要组成部分。
第三条 学生档案工作在学校党委、行政的统一领导下，由学生部牵头协调教务部、各二级学院进行管理。
第四条 在学生档案管理工作中，必须贯彻执行党和国家有关档案保密的法规和制度，严格保管，确保学生档案的完整与安全。
第二章 管理单位及职责
第五条 学校设校、二级学院两级档案室，分别负责毕业生、在校生的档案收集、管理、保管、借阅、转递各项管理工作。
第六条 学生档案管理职责分工
（一）各二级学院负责在校生的学籍档案材料及在校期间所产生的相关档案材料的收集、整理、审核、日常管理、查（借）阅工作，并在学生毕业前，将档案材料移交学校学生档案室。
（二）学校学生档案室负责毕业生档案材料的收集、整理、审核、日常管理及转递工作。
第三章 归档范围及要求
第七条 学生档案材料的收集工作直接关系到人事档案的完整性和学生的切身利益。为了使学生档案适应国家人事工作的需要，在校期间学生档案应不断充实以下内容：
（一）学生高考档案材料
（二）学生在校学习总成绩单
（三）学籍卡
（四）毕业生登记表
（五）学生学期综合测评表
（六）入党积极分子有关材料（入党申请书、入党积极分子登记表、团委推优表、培训鉴定）
（七）学生军训鉴定表
（八）学生违纪处分的决定、解除处分的决定及相关表彰材料
（九）就业通知书
（十）可供组织参考的其他材料
第四章 档案的建立与收集
第八条 建档。新生报到时，普招学生应直接将本人档案上交至所在二级学院并依据专业以班级为单位，依学号顺序为每一位学生建档。
第九条 收集
（一）各二级学院学生档案室要在每学期期末考试前，完成学生军训鉴定表、学生学年综合测评表和学生违纪处分的决定、解除处分的决定等相关材料的收集、整理工作。
（二）各二级学院学生档案室要在每年6月底前，完成毕业生在校学习总成绩单、学籍卡、毕业生登记表等相关学籍材料的收集、整理工作。
第十条 学生档案管理要求
（一）高等学校毕业登记表，需加盖学院公章；学生成绩表，需加盖教务部公章，并注明毕业或结业；
（二）归档材料应是完整的。有头无尾的材料一般不归入档案，如内容重要必须归档的，应由材料产生单位附加说明，并加盖公章。
（三）个人署名必须用高考录取和本人身份证一致的姓名，不得用同音字或不规范简化字代替，更不能不经有关部门批准擅自改名换姓。
（四）档案材料必须认真书写，不可用不规范的简化字、错别字，字迹要清楚、工整，书写工具一律用钢笔或毛笔，严禁使用圆珠笔或铅笔。
（五）学生档案材料属长期保存的机密材料，其载体材料应选用质量较好的A4纸，左边要留有2.5公分的装订线。
（六）档案库房及档案柜要整洁卫生，要做好档案的防火、防盗等安全工作。
第五章 档案的管理及使用
第十一条 经二级学院党政领导批准，辅导员可借阅本学院的学生档案，并按照查阅、借阅规定予以登记，其他人未经批准不得查阅学生档案。
第十二条 学生个人不得查阅或借阅本人或他人档案。
第十三条 档案一般不外借。如确实需要借出使用，经学生所在二级学院负责人批准后方可办理借阅手续。
第十四条 毕业生档案一般应在学校学生档案室查阅，如有特殊情况必须借出时，须经学生部部长批准，履行登记手续后方可借出，借阅时间为两天。若不能按期归还，应向档案管理人员说明原因，并履行续借手续。寒暑假期间学生档案停止外借，已经借出的档案应在放假前归还。
第十五条 传递
（一）新生报到时，学生应直接将本人档案上交至所在二级学院保管。学生转学、转专业，应及时将档案转给新的主管单位。转出转入的学生档案材料必须完整齐全，并按规定认真整理，严禁扣留材料或分批转出转入。
（二）各二级学院学生档案室在学生毕业前，将学生档案移交学校学生档案室。毕业生凭山西省教育厅开出的《全国高等学校毕业生就业报到证》进行档案的转出。同时档案管理员按照统一规定将“学生档案转递通知单”和“就业通知书”装入档案袋用学生部公章严密包封。
（三）需通过特快机要专递邮寄的档案，档案管理员应与就业指导中心负责邮寄档案的人员办理档案移交手续。
（四）对因为各种原因退回的档案，在检查包封完整的基础上由档案室继续保管。
第六章 附则
第十六条 各二级学院应指派专人负责学生档案管理，并加强对此项工作的领导和档案管理人员的教育、培训和考核。对违反有关规定的人员学校将视情节给予相应的行政处分，对触犯法律的送交相关法律部门处理。
第十七条 本规定自印发之日起施行。
第十八条 本办法由学生部负责解释。
