第一章 总 则

第一条 为加强学生资助档案管理，根据我校学生资助工作实际，制定本办法。

第二条 本制度所指的学生资助档案是指在我校学生资助工作中形成的具有查考和保存价值的文字信息（含文字、图表等）、证明材料、原始数据等历史记录。

第三条 学生资助档案管理遵循统一领导、分级负责的原则，确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

第四条 学生资助档案工作是学生资助工作的重要组成部分，要确保学生资助档案的全面建立和完善。

第二章  学生资助档案的构成与归档

第五条 学生资助档案原则上分为文件类、上报审批信息类和原始证明材料类。

（一）文件类：各级资助文件，重要资助会议、会谈记录，其他有保存价值的材料。

（二）上报审批信电子类：家庭经济困难认定、资助审批表、各类资助统计报表、资助资金发放领取名册及资助信息系统所形成的电子数据。

（三）上报审批信纸质类：家庭经济困难认定、资助审批表、各类资助统计报表、资助资金发放领取名册及资助信息系统所形成的纸质材料。

（四）原始证明材料类：学生贫困、低保、申请等原始证明材料。

第六条 归档的资助档案材料应做到规格规范、字迹工整、齐全完整，真实反映情况。书写材料应符合耐久性要求。

第七条 归档的文件要及时归档整理完毕并立卷装盒。

第三章 学生资助档案的管理

第八条 资助文件类、上报审批类学生资助档案、学生原始证明材料类档案统一管理。

第九条 学生资助档案要指定专人负责。管理人员要定期对档案保存情况进行检查，人员调动或离开学生资助岗位时必须办理学生资助档案移交手续。

第四章 学生资助档案的利用

第十条 学生资助档案的提供和利用，必须严格遵守保密制度。学生资助档案不对外开放。根据需要可以查阅学生资助档案，查阅者不得丢失、损毁、涂改学生资助档案。

第十一条 受助学生要求查阅本人档案的，须经校学生资助中心负责老师同意。

第五章 学生资助档案的鉴定与销毁

第十二条 档案材料必须根据其保管期限进行鉴定，对于失去保存价值的档案材料可予以销毁。

第十三条 建立档案鉴定领导小组，由分管领导负责，学生部牵头，对所鉴定的档案材料进行审核和监销。

第十四条 指定专人在规定的时间和地点进行销毁，任何人都不得擅自处理或任意分散。销毁档案时，须由二人以上监销，监销人应在销毁清册上签字盖章，并注明销毁的方式和日期。

第十五条 销毁后，必须在原目录上注销，并说明鉴定和销毁日期。销毁清册归入全宗卷，妥善保存。

第六章　附 则

第十六条　本办法由学生部负责解释。

第十七条 本办法自发布之日起执行。